Vraag nu de brochure aan op info@phanes.nl

Deze verbeterpunten luiden: Er is weinig aandacht voor veranderstrategie en veranderprocessen; De doorvertaling van strategie en beleid naar de operatie loopt moeizaam; Er is te weinig stimulering van medewerkers voor vernieuwing; Service Level Agreements en Dienstverleningsovereenkomsten met de ondersteunende diensten werken onvoldoende door in de serviceverlening aan de primaire onderwijsprocessen. Andersom: de primaire onderwijsprocessen weten hun vraag naar ondersteuning niet duidelijk te stellen; Informatie over stakeholders wordt voor een deel verzameld, maar het is vaak nog registratieve informatie en geen stuurinformatie; Een stelselmatige verbetercyclus ontbreekt meestal nog en is nog niet ingebouwd in de plan & control cyclus.

De verbeterpunten verschillen per instelling. Phanes | Adviseurs heeft op basis van ervaringen in het hoger onderwijs, de overheid en het bedrijfsleven een stapsgewijze en systematische maatwerk benadering van kwaliteit ontwikkeld waarmee individuele instellingen aan de slag kunnen.
Onze aanpak bestaat uit 4 stappen. Daaraan voorafgaand wordt eerst gezamenlijk het begrip kwaliteit gedefinieerd. Hierover bestaat vaak veel verschil van inzicht. Tevens wordt stilgestaan bij de Kosten van Niet-Kwaliteit en wat het beperken daarvan voor de instelling betekent. Tenslotte wordt vastgesteld wat een kwaliteitssysteem nu eigenlijk is.

In Stap 2  worden het doel en de reikwijdte van het maatwerk kwaliteitssysteem gedefinieerd. Het doel van een kwaliteitssysteem is ….”het ervoor zorgen dat permanent, systematisch en geleidelijk door alle deelnemers in de organisatie actief wordt bijgedragen aan de voortdurende verbetering van (de kwaliteit van) de (werk-) processen en de resultaten daarvan, zodat de strategie wordt gerealiseerd”. De reikwijdte wordt bepaald door het ambitieniveau. Ook maatwerk dus! De criteria waaraan het specifieke kwaliteitssysteem moet voldoen, worden gedefinieerd en vastgelegd. Deze zijn meetbaar en geprioriteerd.

In Stap 3  ontwerpen we het kwaliteitssysteem. Hierbij spelen de volgende aspecten een rol:

• Doelrealisatie: zorgen dat men “in control” is;
• Eenvoud: integreren van het systeem in het “normale” werk;
• Flexibel: aan te passen aan wijzigende omstandigheden;
• Cyclisch: onderworpen aan de logica van de PDCA-cyclus;
• Resultaatgericht: inrichten op meetbaarheid

Onderzocht en vastgesteld wordt welke activiteiten (processen) onderwerp worden van het kwaliteitssysteem.
Het zal hierbij veelal gaan om

• Onderwijskundige processen – INK: management van proces;
• Managerial en bestuurlijke processen – INK: leiderschap, strategie en beleid;
• Human Resources Management – INK: management van medewerkers;
• Facilitaire processen – INK: management van middelen.

In Stap 4  wordt het kwaliteitssysteem ingericht. Dit wordt net als voorgaande stappen met alle betrokken stakeholders gedaan om betrokkenheid te garanderen en daarmee de realisatie van de geformuleerde strategie. Door het iteratieve karakter van de inrichting van het kwaliteitssysteem werkt iedereen binnen de instelling aan het bewijzen van het eigen gelijk . Elke medewerker zal ervan doordrongen zijn wat het stapje minder of extra dat hij of zij doet, betekent voor het grotere geheel. Dit wordt per medewerker – door de medewerker zelf - vastgelegd ten behoeve van coaching, begeleiding en functiebeoordeling. Ook dit is maatwerk.
Een uitgebreid artikel (PDF-format) over hoe een dergelijk maatwerk kwaliteitssysteem kan worden opgezet getiteld “Een stappenplan voor het opzetten, inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem” is te bestellen via info@phanes.nl .